Как стать организованным (и более продуктивным)

Вы теряете счет срокам, праздникам и встречам? Это может быть очень неприятно – постоянно бежать и пытаться наверстать упущенное. Фокус в том, чтобы быть более организованным

К счастью, для того чтобы быть организованным, требуется несколько простых навыков и привычек, которым вы можете научиться. Итак, вот несколько простых советов и приемов, которые вы можете применить, чтобы поменять свою неорганизованную жизнь на новые организованные привычки

Как стать более организованным на работе

Одна из областей, над которой вы можете начать работать, – это повышение организованности на работе. Организованность поможет вам успевать выполнять рабочие задания, и вы не будете постоянно чувствовать себя так, словно вы бежите наперегонки, чтобы наверстать упущенное. Вместо этого вы сможете работать по графику или даже с опережением графика и наслаждаться заслуженными перерывами благодаря организованности

Сфокусируйтесь на том, что’ важно

Первый шаг к большей организованности – сосредоточиться на главном. Часто люди отвлекаются на задачи, которые являются срочными, но не являются действительно важными в долгосрочной перспективе

Есть разница между срочным обновлением любимой игры и важностью постановки долгосрочных целей для вашей рабочей карьеры

Совет эксперта: Старайтесь тратить большую часть своего времени на то, что действительно важно. Кроме того, избегайте срочных, но неважных задач, так как они отнимают время

Остановить многозадачность

Одна из самых больших потерь времени – это попытка работать в режиме многозадачности. Многозадачность – это когда вы работаете над двумя проектами одновременно. Это разделяет ваше внимание и замедляет работу. Это также влияет на качество работы, которую вы способны выполнить

Решение – сосредоточиться на одном предмете за один раз

Совет эксперта: Отключите уведомления на компьютере. Вам не нужно отвлекаться на входящие сообщения электронной почты или push-уведомления с любимых сайтов, когда вы работаете

Разгрузите свое рабочее пространство

Рабочие места имеют тенденцию накапливать беспорядок. Сюда входят квитанции, а также заметки о мыслях, встречах и прочих мелочах. Раз в неделю просматривайте и наводите порядок в своем рабочем пространстве

Уберите все, что не поможет вам сосредоточиться и выполнить работу. Это не означает, что вам нужно убрать все личные вещи, но постарайтесь создать рабочее пространство, которое поможет вам работать эффективно

Совет эксперта: Если у вас есть записка или квитанция, которая, как вы думаете, может понадобиться вам позже, подумайте о том, чтобы сфотографировать ее на телефон. Вы можете создать папку для хранения этих фотографий, чтобы обратиться к ним позже

Организуйте свое рабочее пространство

После того как вы навели порядок в своем рабочем пространстве, вам нужно его организовать. Выделите место для входящих бумаг, бумаг, которые нужно подшить, и других необходимых предметов. Секрет организованного рабочего пространства заключается в том, чтобы для всего было свое место. Потому что все, что не имеет своего места, будет разбросано и загромождать пространство

Совет эксперта: Убедитесь, что все предметы, которыми вы пользуетесь ежедневно, находятся под рукой, в пределах 360 градусов от того места, где вы сидите. Таким образом, вы сможете легко получить доступ к предметам без необходимости двигаться

Организуйте свою электронную почту

Наряду с рабочим пространством, вам’ необходимо упорядочить свою электронную почту. Это означает, что вам’ нужно перестать использовать свою электронную почту в качестве списка дел и системы напоминаний. Когда папка ‘Входящие’ становится слишком большой, люди теряют письма и пропускают важные уведомления

Вместо этого поставьте себе цель держать свой почтовый ящик пустым, чтобы вы могли ловить каждое письмо по мере его поступления

Совет эксперта: Поставьте перед собой цель обрабатывать каждое письмо один раз. Сделайте пометку в списке дел, добавьте встречу в календарь, а затем поместите письмо в папки или удалите его

Создайте рабочий календарь

Рабочий календарь – это важный инструмент, который необходимо использовать, когда вы хотите быть более организованным на работе. Он поможет вам отслеживать, когда все должно быть сделано, когда у вас встречи и что от вас ожидается на каждой неделе. Кроме того, каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть то, что должно быть сделано на этой неделе

Совет эксперта: Уделите пять минут в конце дня, чтобы просмотреть, что вам нужно сделать на следующий день. Вы также можете составлять свой план в начале дня, если вам так удобнее

Используйте метод Помодоро

Используйте метод Pomodoro для планирования перерывов. Секрет заключается в том, чтобы работать 25 минут, а затем сделать 5-минутный перерыв. Вы чередуете периоды работы и перерывы в течение двух часов, прежде чем сделать более длительный перерыв

Это поможет вам сосредоточиться во время работы

Совет эксперта: Установите на свой компьютер таймер Pomodoro Timer. Он поможет вам не отвлекаться и знать, когда делать перерывы

Разбивайте большие проекты на части

Большие проекты пугают, и к ним трудно приступить. Гораздо проще справляться с большим проектом по одной маленькой части за раз. Поэтому, когда вам дают большой проект, разбейте его на более мелкие части и занимайтесь ими по отдельности

Совет эксперта: Запланируйте время и порядок работы над небольшими частями в своем планировщике. Это поможет завершить проект вовремя и не чувствовать себя перегруженным

Используйте контрольные списки

Контрольные списки – ваши друзья. Они дают вам список всего, что нужно сделать, в одном месте. Хитрость заключается в том, чтобы последовательно записывать то, что нужно делать каждый день. Затем отмечайте дела по мере их выполнения

Совет эксперта: Также запишите свои поручения в контрольный список и просматривайте его по мере планирования дня. Вы сможете выполнять свои поручения по наиболее логичной схеме, а не метаться по городу в течение нескольких часов

Установите распорядок дня

Рутина поможет вам быть организованным, поскольку существует множество вещей, которые вам нужно делать ежедневно. Поэтому создайте распорядок не только на день, но и на неделю. Возможно, вам будет полезно выделить один день для всех встреч, если это возможно

Таким образом, вы сможете сосредоточиться на других проектах в остальное время недели

Совет эксперта: Приходите на работу на час раньше. Офис обычно пуст, что даст вам время сосредоточиться на важных проектах до начала рабочего дня

Как стать более организованным дома

Быть организованным – это не только для того, чтобы больше успевать делать на работе. Также речь идет о том, чтобы быть более эффективным дома, чтобы у вас было время расслабиться и насладиться общением с людьми, которых вы любите

Планируйте еду заранее

Вы тратите много времени, бегая по магазинам и принимая решения о том, что съесть на ужин в последнюю минуту? Тогда подумайте о том, чтобы планировать питание заранее. Вы сможете составить список всего необходимого на неделю и сделать один поход в магазин вместо пяти

Совет эксперта: Чтобы по-настоящему упростить свою жизнь, воспользуйтесь сервисом планирования питания. Вы получите план питания и список покупок, и вам не нужно будет тратить время на составление плана питания для своей семьи

Назначьте 3 главные задачи

Каждый день садитесь за свой список дел и определяйте, какие три самые важные задачи вы должны выполнить. Это может быть забег в магазин, подписание бланка на экскурсию или покупка билетов на самолет для отпуска. Эти задачи помогут вам не отвлекаться от домашних обязанностей

Совет эксперта: Вы можете сесть и определить 3 главные задачи на следующий день в конце дня или использовать несколько минут утром

Уборка одной комнаты в день

Вместо того чтобы пытаться убрать весь дом за один день, сделайте уборку в одной комнате. Это даст вам время сосредоточиться на спальнях, ванных комнатах или кухне по очереди, вместо того чтобы тратить целый день на уборку всего сразу. Кроме того, вы сможете наслаждаться выходными, не заботясь об уборке дома

Совет эксперта: Вместо уборки одной комнаты в день, другой вариант – сосредоточиться на одном типе задач каждый день. Например, один день будет посвящен вытиранию пыли, а другой – подметанию и мытью полов

Один входит и один выходит

Один из простых способов предотвратить беспорядок в доме – использовать метод ‘один вхожу – один выхожу’. Это означает, что если вы покупаете новую пару обуви, вам нужно убрать из дома одну пару обуви. Вы всегда будете вносить один предмет и убирать один предмет

Совет эксперта: Выделите сумку для пожертвований. Когда она заполнится, вы сможете быстро дойти до местного центра пожертвований и отдать ее

Отдельное место для ключей и телефона

Сколько времени вы тратите на поиски своих ключей или телефона? Думаю, как и большинство из нас, слишком много. Секрет решения этой проблемы заключается в том, чтобы создать специально отведенное место для ключей и телефона

Тогда вы всегда будете знать, где они находятся, и вам не придется тратить свое драгоценное время на их поиски

Совет эксперта: Поставьте небольшой красивый поднос у входа в дом. Вы можете опустить туда телефон и ключи, когда входите в дом, и забрать их, когда выходите

Носите с собой небольшой блокнот

Всегда держите при себе небольшой блокнот. В блокнот можно быстро записать номера телефонов, визиты к врачу и задачи, возникающие в течение дня. Таким образом, вы никогда не будете искать в сумочке талончик на прием, так как он будет записан в вашем блокноте

Совет эксперта: В конце дня просмотрите свой блокнот и очистите его. Запишите встречи в календарь, задачи в список дел и добавьте номера телефонов в список контактов

Разложите одежду на завтра

Упорядочьте свое утро, разложив одежду на следующий день. Это сделает ваше утро спокойным, так как вы не будете бегать в поисках рубашек, обуви или носков. Кроме того, вы сможете погладить все, что нужно, накануне вечером, а не бегать по утрам

Совет эксперта: Если у вас есть дети, научите их также раскладывать одежду на следующий день. Ваше утро станет гораздо спокойнее, если никто не будет искать чистую пару носков перед школой

Разбавьте кошелек и бумажник

В кошельках и бумажниках накапливается довольно много беспорядка, пока вы идете по своим делам. Сюда добавляются квитанции, карточки для записи к врачу, игрушки. Секрет в том, чтобы регулярно наводить порядок в кошельке и бумажнике

Таким образом, вы не будете носить с собой лишний вес. Вам также не придется рыться в куче старых квитанций, чтобы найти маленький блокнот

Совет эксперта: Установите лоток возле входа в дом. Вы можете бросить все, что есть в вашей сумочке, в лоток и сохранить порядок в вашей сумочке

Создайте стартовую площадку

Создайте стартовую площадку у входа в дом. Это позволит вам разместить рюкзаки, сумочки, портфели и другие предметы, которые вам понадобятся, когда вы будете выходить из дома. Убедитесь, что у вас также есть место в стартовой панели для почты и школьных записок

Совет эксперта: Каждый вечер убедитесь, что все готово к утру. Это позволит вашей семье спокойно начинать каждый день

Помыть посуду

Каждый вечер мойте посуду или загружайте посудомоечную машину. Это позволит вам каждое утро просыпаться с чистой кухней и легче начинать день

Совет эксперта: Запускайте посудомоечную машину после ужина каждый день. Опасно запускать посудомоечную машину во время сна

Застилайте постель

Заправляйте постель каждое утро. Заправляя постель, вы начинаете день с уже выполненной задачей из вашего списка дел. Психологически это означает, что вы уже начали день и подготовились к нему

Спальня также выглядит законченной, когда постель заправлена

Совет эксперта: Облегчите жизнь своим детям, используя пододеяльник. Пододеяльник легко стирается и делает процесс заправки кровати суперпростым

Как быть более организованным в школе

Наряду с повышением организованности дома и на работе, вы также хотите быть более организованными в школе. Это позволит вам лучше учиться, не отставать от своих заданий и наслаждаться свободным временем

Эти советы также можно применять и учить своих детей

Иметь расписание занятий

Составьте расписание занятий на четверть. Вам нужно знать, в какое время проходят занятия, что нужно сдать и когда запланированы основные тесты. Таким образом, вы сможете быть в курсе всех занятий и не пропустите важные даты

Совет эксперта: Используйте планировщик, чтобы держать все в одном месте. В противном случае вам придется сверяться с расписанием каждого занятия, чтобы знать, что происходит

Создайте распорядок дня

Создайте для себя ежедневный и еженедельный распорядок дня. В распорядке необходимо предусмотреть время для сна, еды, учебы и свободного времени. Рутина позволит вам не отставать от своих занятий и при этом проводить время, отдыхая с друзьями

Совет эксперта: Запишите распорядок дня на первую неделю или две. Потребуется некоторое время, чтобы выучить распорядок и сделать его привычной частью своего дня

Создайте ранние сроки

Вместо того чтобы спешить и пытаться закончить работу до того, как она будет сдана, установите для себя ранний срок, включающий не менее 12 часов дополнительного времени. Таким образом, вы сможете закончить работу раньше, перепроверить ее и знать, что вы не ждете до последней минуты, чтобы закончить свою школьную работу

Совет эксперта: Проверяйте наличие всех заданий в начале недели и в конце каждого дня. Так вы не пропустите никаких изменений в последнюю минуту

Сфокусируйтесь на одной вещи за раз

Попытка сосредоточиться на слишком большом количестве предметов одновременно замедлит ваше обучение и приведет к тому, что вы будете хуже запоминать. В итоге вы будете тратить больше времени на учебу менее эффективно. Поэтому уделяйте внимание одному предмету за раз, а не пытайтесь работать в режиме многозадачности

Совет эксперта: Когда вы учитесь, отключите мобильный телефон и уведомления на компьютере. Это позволит вам сосредоточиться на учебе, а не пытаться заниматься, отвлекаясь на телефон

Клейкие записки на входной двери

Когда у вас происходит что-то важное и вам нужно напомнить себе о необходимости что-то сделать, повесьте липкую записку на входную дверь. Вы можете напомнить себе о необходимости взять задание, компьютер или даже обед. Это поможет вам быть более организованным, когда вы покидаете свое жилище, чтобы не забыть что-то важное

Совет эксперта: Обозначьте цветом свои липкие записки. Так вы будете знать, о чем напоминание – о встрече или о физическом предмете, о котором вам нужно помнить

Папка и блокнот

Назначьте одну папку и одну тетрадь для каждого предмета, который вы изучаете. Это позволит хранить ваши записи для каждого класса отдельно и организованно, так что вам не придется копаться в записях по математике, чтобы найти свою работу по истории

Совет эксперта: Пометьте папку и тетради цветом, чтобы с первого взгляда можно было определить, к какому классу они относятся. Это облегчит жизнь, когда вам нужно будет схватить папку и тетрадь и выбежать за дверь

Планирование на день

Каждое утро садитесь и уделите несколько минут планированию своего дня. Это даст вам хорошее представление о том, что вы будете делать, когда вы будете заниматься и чего вы ожидаете достичь. Несколько минут помогут вам сохранить организованность

Совет эксперта: Вы также можете потратить несколько минут в конце дня на планирование. Это даст вам возможность проанализировать прошедший день, прежде чем планировать завтрашний

Убрать стол в конце дня

Всегда оставляйте себе чистый стол в конце каждого дня. Достаточно сложно мотивировать себя сесть за стол и заниматься, так зачем усугублять ситуацию, оставляя свой стол захламленным?

Совет эксперта: Совместите уборку стола с составлением плана на следующий день. Это даст вам несколько минут на подготовку к завтрашнему дню, прежде чем вы ляжете спать

Разбивайте большие задания на части

По возможности разбивайте большие задания на более мелкие. Нет ничего более пугающего, чем видеть одно большое задание по чтению или работу, которую нужно написать. Поэтому разбивайте задания на более мелкие, которые легче выполнить

Совет эксперта: Старайтесь, чтобы небольшие задания были достаточно короткими и укладывались в 20-минутный промежуток времени. Это позволит вам легко выполнять задания, когда у вас будет 30 минут на работу

Планируйте перерывы

Учеба – это тяжелый труд. Вы сможете учиться лучше, если будете делать регулярные перерывы в течение всего периода обучения. Поэтому планируйте регулярные перерывы, чтобы оптимизировать свою производительность. Встаньте, пройдитесь, выйдите на минутку на улицу. Вы будете более сконцентрированы, когда сядете за работу

Совет эксперта: Таймеры Pomodoro хорошо подходят для учебы, так как вы можете заниматься 25 минут, а затем сделать 5-минутный перерыв. Каждые два часа вы можете планировать более длительный перерыв

Инструменты, которые помогут вам быть организованным

Планировщик бумаги

Некоторые люди предпочитают бумажные планировщики цифровым. Они являются отличным инструментом для отслеживания назначенных встреч и списка дел. Кроме того, так легче увидеть все, что у вас запланировано на неделю

Вы также можете записать здесь быструю заметку для себя

Маленький блокнот

Держите при себе небольшой блокнот, чтобы записывать заметки, идеи, встречи и задачи. Вы можете оторвать листок бумаги, чтобы дать другу свой номер или адрес электронной почты. Маленький блокнот – это полезный инструмент, который поможет вам оставаться организованным

Настенный календарь

Повесьте настенный календарь на стену. Он удобен не только для отслеживания рабочих заданий, но и для того, чтобы ваша семья знала о праздниках, днях рождения и предстоящих встречах

Клейкие записки

Липкие заметки можно использовать для заметок на календаре, двери или бумажном планировщике. Липкие заметки можно использовать в командном центре или в любое другое время, когда вам нужно написать быструю заметку и прикрепить ее где-нибудь на видном месте. Липкие записки – это ценный инструмент, который поможет вам сохранить организованность

Папки

Папки полезны для хранения различных ежедневников, паролей и другой информации, которая может понадобиться дома, на работе или в школе. Мы предпочитаем вести отдельную папку для всех трех сфер жизни. Это позволяет легко найти любую информацию, необходимую для работы, без необходимости просматривать домашние инструкции по уборке

Система хранения

Чтобы быть организованным, нужна хорошая система хранения документов. Жизнь приносит всем кипы бумаг, за которыми нужно следить. Это могут быть свидетельства о рождении, налоговая информация или контракты на работу

Хорошая система хранения документов позволит вам легко находить нужную информацию, не тратя часы на поиск в кипах бумаг

Google Calendar

Если вы любите цифровые планировщики, обратите внимание на Google Calendar. Он синхронизируется со многими устройствами и приложениями и позволит вам координировать свое расписание с другими членами семьи. Это замечательный инструмент, который можно использовать, если вы хотите быть организованным и не упустить ни одной встречи с членами вашей семьи

Tomighty

Tomighty – это настольный таймер, который’ является таймером Pomodoro. Он засекает время работы в течение 25 минут, а затем дает вам выбор между коротким перерывом в 5 минут и длинным перерывом в 15 минут

Он также отслеживает, сколько периодов Pomodoro вы выполнили. Когда вы достигли 4, вы знаете, что нужно сделать длительный перерыв, прежде чем начать другую последовательность

План питания на 5 долларов

Вместо того чтобы тратить часы на составление индивидуального плана питания для своей семьи, присоединитесь к сервису планирования питания, например, $5 Meal Plan. Каждую неделю вы будете получать план здорового, бюджетного питания для вашей семьи вместе со списком покупок. Вам больше не придется напрягаться, пытаясь составить план здорового питания для своей семьи

ToDoist

ToDoist – это приложение, которое поможет вам отслеживать списки дел, которые вам необходимо создать. Вы можете создавать списки для различных проектов, разных членов семьи и покупок. Нам нравится вести списки для дома, работы и школы

Приложение также можно использовать для планирования повторяющихся напоминаний и задач, поэтому оно станет отличным помощником, если вы хотите стать более организованным

Вопросы об организованности

Какой лучший способ быть организованным?

Лучший способ быть организованным – все записывать. Если вы пытаетесь полагаться только на свою память, это увеличивает стресс в вашей жизни, и вы, скорее всего, что-то забудете, когда жизнь будет занята

Вместо этого выделите одно место для записи всех встреч, заданий, сроков выполнения и списка дел. Тогда вы сможете лучше следить за тем, что происходит в вашей жизни

Что происходит, если вы не организованы?

Когда вы не организованы, вы склонны пропускать важные сроки на работе или пропускать важные события в жизни вашей семьи и друзей. Это может негативно сказаться на вашей работе и личных отношениях

Почему я не могу оставаться организованным?

Если у вас возникают проблемы с организованностью, это обычно связано с отсутствием навыков и вредными привычками. Чтобы выработать привычки, которые помогут вам оставаться организованным, требуется время. Сделайте глубокий вдох и продолжайте пытаться

Вы можете сделать это

Можно ли научиться быть организованным?

Да, вы можете научиться быть организованным. Для развития организационных навыков требуется время, и они представляют собой просто набор стратегий. Вы можете изучить стратегии, которые будут работать для вас, и развить навыки их использования. Для этого просто необходима практика