Наличие большой кипы документов без системы их упорядочивания может быть очень неприятным. Счета теряются, и в итоге вы платите штраф за просрочку. Вы не можете найти школьный календарь своего ребенка, чтобы узнать, когда наступают следующие каникулы

Упорядочивание бумажных документов может быть непростой задачей, но беспорядочная куча документов усложняет жизнь. Поэтому сегодня мы поговорим о том, как создать систему хранения документов для вашего дома, которая действительно работает. Такую систему, которую легко организовать и поддерживать, чтобы вы могли быстро и легко находить нужные документы

Что такое хорошая файловая система?

Цель состоит в том, чтобы иметь хорошую и эффективную систему ведения документации. Она должна быть организована так, чтобы легко было найти то, что вам нужно, а также должна быть очень удобной и простой в обслуживании, чтобы вы действительно ею пользовались

Хорошая система хранения документов также является адаптируемой, поэтому ее можно подстроить под меняющиеся потребности вашей семьи. Это означает, что вам нужна возможность добавлять или убирать файлы без изменения всей системы

Еще один момент, который следует учитывать при создании системы хранения документов, – это безопасность ваших бумаг в случае наводнения или пожара. Наконец, подумайте, эффективно ли ваша система хранения использует пространство, ведь вам не нужен большой шкаф для хранения документов в маленькой квартире

Короче говоря, хорошая картотека – это:

  • Организована.
  • Удобство для пользователя.
  • Адаптируемый.
  • Безопасен от пожаров и наводнений.
  • Эффективно использует пространство.

Как организовать свои файлы

Упорядочить свои файлы – задача несложная, но может отнять много времени. Планируйте потратить вторую половину дня на сортировку бумаг, создание системы картотеки и упорядочивание документов

  • Время: 3-4 часа.
  • Сложность: Начинающий.

Что вам’ понадобится

  • Корзина для мусора.
  • Шредер.
  • Ручки и этикетки или этикетировщик.
  • Подвесные папки с файлами.
  • Папка с файлами.
  • Место для хранения файлов, например, картотечные шкафы или корзины для бумаг.
  • Огнеупорный ящик (опционально).
  • Переплет (опционально).
  • Лоток для входящих документов (опция).

1. Соберите все свои документы

Первый шаг – собрать все документы в разных местах вашего дома. Меньше всего вам хочется тратить время на беготню из одной комнаты в другую в поисках свидетельства о браке, свидетельства о рождении или банковских документов. Поэтому соберите все в одном месте с самого начала, чтобы вы могли видеть все бумаги, с которыми вам придется иметь дело

2. Разделите документы на 5 категорий

Разделите документы на 5 отдельных категорий: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Самый простой способ упорядочить документы – найти пять контейнеров, в которые можно сложить документы. Кроме того, освободите стол, чтобы можно было создать 5 отдельных стопок

Начните с сортировки различных типов документов в каждой стопке или контейнере, чтобы вы могли работать с одним типом документа за один раз

Действие

Документы для действий – это документы, которые необходимо использовать. Счета, приглашения и напоминания о встрече – хорошие примеры документов действия. После того как с ними совершено действие, они вам больше не нужны

Архив

Архивные документы – это бумаги, которые необходимо хранить, но к которым не нужно часто обращаться. Это такие документы, как налоговые документы за предыдущие годы, медицинские карты, акты, контракты и так далее

Домашнее хозяйство

Бытовые документы – это документы, которые поддерживают жизнедеятельность дома. К ним относятся ваши купоны, рецепты, руководства пользователя, документы для уплаты налогов в этом году и школьные календари

Разница между архивными и домашними документами заключается в том, как часто вам нужен доступ к информации. Если вам нужно обращаться к документам только один или два раза в год, положите бумаги в архивную стопку. Если вам нужно обращаться к документам несколько раз в месяц, поместите бумаги в хозяйственную стопку

Утилизация

В каждом доме скапливается определенное количество бумаги, которую можно выбросить в мусорную корзину. Примерами документов, которые можно сдать на переработку, являются нежелательная почта, старые домашние задания, использованные конверты и газеты

Измельчение

Вам нужно уничтожить документы, которые вам больше не нужны, но которые содержат личную информацию. К ним относятся предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета

3. Выбросьте документы, которые вам не нужны

После того как вы отсортировали все документы в вашем доме, первым шагом будет выброс ненужных документов. Измельчите все документы, содержащие личную информацию, и переработайте их вместе с остальными

4. Организуйте архивный файл

Теперь пришло время приступить к организации архивного файла. Вы’ будете упорядочивать эти документы в зависимости от их типа, чтобы вы могли легко найти их, когда они вам понадобятся. Рассортируйте документы архивного файла по типам

Быстрый совет

Поскольку вам не нужно обращаться к архивному файлу чаще одного-двух раз в год, храните эти документы в задней части вашей картотеки. Таким образом, место спереди будет сэкономлено для документов и бумаг, к которым вам нужно часто обращаться

Финансовые документы

Первую стопку составят финансовые документы. Сюда войдут такие документы, как банковские счета, налоги, платежные ведомости, информация о кредитных картах и арендной плате

Рассортируйте финансовые документы по группам, в которые вы хотите их распределить. Так вы сможете легко найти нужные вам документы. Положите такие документы, как банковские счета, в одну стопку, налоги – в другую, платежные ведомости – в третью. Рассмотрите возможность использования отдельной папки для каждого банковского счета или счета кредитной карты, чтобы вам не пришлось перебирать ненужные документы, чтобы найти нужные вам бумаги

Домашние документы, которые нужно архивировать

Отложите в отдельную стопку бытовые документы, которые вы хотите сдать в архив. Сюда же включите всю страховую информацию, например, страховку квартиросъемщика, дома и автомобиля. Также поместите в эту категорию названия, услуги членства, гарантии и руководства пользователя

Просматривая домашние документы, пометьте отдельные папки с файлами, указав тип информации в каждой папке. Опять же, организация должна иметь смысл для вас, чтобы вы могли легко найти информацию позже

Важные записи

Жизненно важные документы – это такие документы, как свидетельство о рождении и браке, водительские права, карточка социального страхования и свидетельство о разводе. Вы можете отсортировать жизненно важные документы по типу информации или завести папку для каждого члена семьи

Личная информация

Личная информация включает в себя медицинскую информацию, медицинские документы и документы на домашних животных. Эти личные файлы также необходимо рассортировать. Возможно, вам захочется завести несколько общих папок с пометками ‘Медицина’, ‘Здоровье’ и ‘Домашние животные’

Однако, возможно, будет проще организовать личную информацию по людям, а не по типам, чтобы вы могли получить доступ ко всем необходимым записям по человеку одним махом

Записи об образовании

Записи об образовании включают в себя такую информацию, как стенограммы, степени, дипломы, табели успеваемости и сертификаты, которые вы могли получить в течение многих лет. Опять же, подумайте, хотите ли вы упорядочить информацию по типу документов или по людям

Если у вас большая семья, часто проще поместить все, что связано с одним человеком, в одну папку, а не смешивать документацию всех вместе

Также может быть полезно завести отдельную папку для каждого человека на год

Советы профессионалов

Один из советов по организации этих файлов заключается в том, чтобы иметь отдельный подвесной файл в каждой категории. У каждого подвесного файла должна быть своя этикетка для удобства поиска

Так, один подвесной файл будет иметь ярлык ‘Финансовые записи’, другой – ‘Документы домохозяйства’, а третий – ‘Жизненно важные записи’

Затем наклейте на отдельные папки с файлами ярлыки, необходимые именно для этой папки. Например, в подвесном файле ‘Финансовые записи’ вы пометите одну папку ‘Налоги’, другую ‘Банковская информация’, третью ‘Корешки заработной платы’ и так далее. Убедитесь, что вы пометили папку с файлами так, чтобы это имело для вас наибольший смысл, поскольку в будущем вам понадобится найти эту информацию

Сделайте то же самое с домашними документами, жизненно важными записями, личной информацией и записями об образовании. Таким образом, когда вам понадобится табель успеваемости ребенка, вы будете знать, что вам нужно искать папку Report Cards в висячем файле Education Records

Идея заключается в том, что вы маркируете свои файлы так, как вам удобно, чтобы вы могли легко заносить новые документы, а также получать доступ и находить сохраненные бумаги

5. Упорядочить домашнюю картотеку

Бумаги в этой домашней папке – это бумаги, к которым вам нужно часто обращаться. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы они были легко доступны. Вот почему мы рекомендуем держать эту папку в передней части вашего контейнера для хранения

Другой вариант – хранить эти документы в скоросшивателе на трех кольцах, поскольку вы будете часто к ним обращаться. Вы можете использовать вкладки-разделители, чтобы упорядочить документы по типу. Держите скоросшиватель в удобном месте

Маркировка

Пометьте подвесную папку с файлами как Household File. В этой папке вы будете хранить отдельные папки для рецептов, школьных календарей, билетов на самолет, купонов и т.д. Если у вас довольно много рецептов, вам может понадобиться подвесная папка с ярлыком ‘Рецепты’, а затем упорядочить рецепты по типам, например, завтрак, ужин, говядина или курица

Можно также завести подвесную папку с ярлыком ‘Школьная информация’. В папке ‘Информация о школе’ разметьте файлы по детям. Это позволит вам найти все необходимые документы для каждого ребенка

Прежде чем начать маркировать свои файлы, стоит подумать о том, какая система для вас наиболее удобна. Вы хотите искать информацию по видам деятельности или по членам семьи?

Здесь нет правильного ответа. Все сводится к тому, что для вас проще всего

Цветовое кодирование

Рассмотрите возможность цветового кодирования документов домашнего архива. К этим документам нужно обращаться регулярно, поэтому цветовое кодирование может помочь вам быстрее найти нужную информацию в нужный момент

Однако цветовое кодирование может усложнить вашу систему, сделав ее громоздкой. Это личный выбор, не имеющий правильного ответа, поэтому не чувствуйте, что вы должны кодировать свою систему, чтобы быть организованным

6. Настройка файла действий

Файл действий – это место, где вы’ будете хранить все документы, по которым нужно быстро принять меры. Именно здесь удобно иметь на рабочем столе папку входящих сообщений. Помещайте все документы во входящий ящик по мере их поступления

Каждую неделю или две вам нужно будет назначать время, чтобы проработать документы в ящике

Где хранить файлы

Найти хорошее место для хранения файлов может быть непросто. Возможно, вы предпочитаете хранить папки в красивой корзине на полке. Возможно, у вас много бумаг, которые нужно заархивировать, поэтому лучшим вариантом будет боковой картотечный шкаф. Другой вариант – подобрать ящик для хранения документов. Существует множество различных вариантов, поэтому выберите тот, который подходит вам больше всего

Пластиковые контейнеры для файлов

Пластиковые контейнеры для файлов – отличное место для хранения нужных вам документов. Вы также можете складывать их друг на друга. В зависимости от высоты вашего стола и контейнеров для бумаг, они могут аккуратно задвигаться под стол

Храните архивные файлы в нижнем контейнере, а домашние файлы – в верхнем. Это позволит вам легко получить доступ к домашним файлам в течение недели

Картонные банковские ящики

Картонные банковские коробки также подходят для хранения папок с файлами. Это картонные коробки, которые поместятся на полках в вашем доме. Вы можете пометить каждый ящик своим типом документа, чтобы вы могли легко найти нужную информацию

В этом случае вам не понадобятся подвесные папки, если вы не захотите их использовать, поскольку в каждой картонной коробке будет храниться документ разного типа

Скамейка для хранения

Другой вариант – использовать скамейку для хранения для хранения и организации домашних документов. Скамья для хранения имеет несколько назначений, выглядит красиво и является практичным решением для хранения документов, не занимая драгоценного пространства

Это’отличное решение для небольшого дома или квартиры

DIY Filing Basket

Если у вас не так много документов, корзина для бумаг может стать лучшим решением для вас. Она будет выглядеть аккуратно и организованно на вашей полке. Кроме того, он вместит все документы, которые вам нужно хранить. Кроме того, его легко собрать (1)

Боковой шкаф для бумаг

Боковой картотечный шкаф – это шкаф, который заполняется с боку на бок, а не спереди назад. Он, как правило, не такой глубокий, как обычный картотечный шкаф, но более широкий. Они отлично подходят, если у вас есть пустое пространство вдоль стены, которое вы хотели бы заполнить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You May Also Like